9 пунктов, которые необходимо учесть при взаимодействии с самозанятыми, чтоб не нарваться на штрафы от ФНС

[Собака]

Как правило, компании, которые работают с самозанятыми, находятся под пристальным вниманием налоговиков. Если правильно организовать процесс и учесть все моменты — то никаких проблем не будет. В статье расскажу, какие шаги необходимо предпринять, что бы сотрудничество с самозанятым получилось плодотворным и без каких либо последствий со стороны налоговых органов.

1. Проверить регистрацию исполнителя в статусе самозанятого​

Данный пункт обязателен при взаимодействии с самозанятым. Начинаем с него.
Проверить регистрацию исполнителя в статусе самозанятого можно разными способами:
1. На сайте Федеральной налоговой службы (ФНС).
Для этого нужно:

• Зайти на портал
  Для просмотра ссылки необходимо нажать Вход или Регистрация
  .
• Ввести в форму ИНН проверяемого человека.
• Указать дату, на которую нужно провести проверку.
• Запросить данные.

После этого система предоставит нужную информацию. Услуга бесплатная, для использования сервиса не требуется регистрация или авторизация в личном кабинете.
2. Еще один способ — запросить у исполнителя подтверждающую справку.
Самозанятые могут получить две справки:

• «О постановке на учет по форме КНД 1122035». Документ содержит данные о дате постановки на учет и дате снятия с учета. Если второй столбик пустой, то физическое лицо находится в реестре самозанятых. Справку нужно запросить у работника, она формируется в личном кабинете налогоплательщика или в приложении «Мой налог».
• «О состоянии расчетов — доходах по НПД по форме КНД 1122036». Справка содержит данные о доходе человека с разбивкой по месяцам. Также в ней отражаются сведения о начисленном и уплаченном налоге, наличии задолженности по налоговым обязательствам.

3. Также можно воспользоваться онлайн-сервисами, которые предлагают функцию проверки фрилансеров, например, «Мои самозанятые», «Контур.Фокус». Стоит учитывать, что использование сторонних сервисов может быть платным, а точность и актуальность данных зависит от качества интеграции с налоговой службой.

2. Проверить, не был ли самозанятый штатным сотрудником вашей организации​

Организациям и индивидуальным предпринимателям запрещено сотрудничать со своими бывшими работниками, пока не пройдет два года с момента увольнения.

3. Привлекать самозанятых для выполнения отдельных работ​

Работа с самозанятыми ведется более конкретно, заказчик ставит задачу, сроки и оплачивает результат. Компания не может обязать исполнителя делать то, что не предусмотрено гражданско-правовым договором (договором ГПХ).

4. Составить правильный договор​

Для сотрудничества с самозанятыми нужно заключить стандартный договор ГПХ. Предметом договора выступает конкретная задача с конечным результатом, после чего заказчик оплачивает работу.
Чтобы проверить правильность соблюдения пунктов 2–4, обратите внимание на признаки, которые указывают на возможные трудовые отношения:

• Самозанятый интегрирован в организационную структуру компании. Например, работодатель распределяет задания, определяет режим работы, руководит и контролирует работу самозанятого.
• Исполнитель зависит от работодателя инфраструктурно. Например, пользуется материалами, инструментами и оборудованием, предоставленными работодателем, а без них выполнение заказа невозможно.
• Заказ оплачивается так же, как выплачивается зарплата штатным сотрудникам. Например, в установленные дни два раза в месяц.
• За самозанятым закреплено не разовое задание, а трудовая функция. Не указан конкретный объем работ.
• Работник подчиняется правилам внутреннего распорядка. Например, обязан быть в офисе с 09:00 до 18:00, а за нарушение указаний работодателя предусмотрена дисциплинарная ответственность.
• Договор носит систематический характер и заключается на год или до окончания календарного года.
• В договоре прописана ежемесячная оплата труда, не указаны ее изменения в течение года.
• Работник включен в производственную деятельность организации и несет материальную ответственность.

Доказательствами наличия трудовых отношений могут служить, например, пропуск на территорию работодателя, журнал регистрации прихода-ухода сотрудников, графики работы, отпусков, документы о командировках и другие.
Чтобы избежать рисков, необходимо составлять договоры с самозанятыми так, чтобы в них не было признаков трудовых отношений.

5. Включить в договор обязанности самозанятого сообщать об утрате статуса и своевременно передавать чек после получения оплаты​

Это позволит перенести ответственность за неожиданную утрату исполнителем статуса самозанятого.
Чтобы включить в договор обязанности самозанятого сообщать об утрате статуса и своевременно передавать чек после получения оплаты, можно использовать следующие формулировки:

• Уведомление об утрате статуса. Например: «Исполнитель обязан уведомить Заказчика о прекращении применения специального налогового режима “Налог на профессиональный доход” в письменном виде в течение ___ календарных дней с даты снятия с учета в качестве плательщика налога на профессиональный доход». Также можно указать срок и способ направления уведомления и установить штраф за неисполнение этой обязанности.
• Выдача чеков. Например: «Расчеты по договору подтверждаются чеком, который Исполнитель обязан сформировать в соответствии со статьей 14 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ и выдать Заказчику путем направления на адрес электронной почты _________ или лично в течение ____ календарных дней со дня получения вознаграждения по договору».

Также не лишним будет прописать, как исполнителю нужно будет отдавать чек: в SMS, на корпоративный телефон, на email бухгалтера или лично в распечатанном виде.
Эти пункты можно внести дополнительным соглашением в уже действующий договор, если исполнитель стал самозанятым уже после того, как началось сотрудничество.

6. Корректно оформлять платежные документы по договору​

Чтобы корректно оформить платежные документы по договору с самозанятым, нужно правильно указать назначение платежа.
Для безналичной оплаты необходимо оформить платежное поручение. При его заполнении нужно:

• Попросить у исполнителя полные ФИО, номер лицевого счета и реквизиты банка: название, ИНН/КПП, БИК, номер корреспондентского счета. Обычно информация об исполнителе уже есть в договоре и счете на оплату.
• В поле «Вид оплаты» написать код «01».
• В поле «Назначение платежа» — код «1». Он означает выплату самозанятым по договорам ГПХ.
• В поле «Очередность платежа» — код «5» (выплаты по договорам).
• Перед подписью оставить поле «Назначение платежа»: там нужно подробно его описать. Например, «Оплата по договору подряда № 51 от 10.03.2025 за услуги по дизайну корпоративного сайта».

При наличной оплате также важно получить чек, чтобы вычесть расходы из налогооблагаемой базы. Самозанятый формирует чек в приложении «Мой налог» и отправляет его заказчику на электронную почту или в мессенджер.
Перед отправкой платежа нужно убедиться, что исполнитель все еще на спецрежиме самозанятости, так как потерять право на него он может в любой момент.

7. Требовать от самозанятого чек​

Чек — обязательный документ при работе самозанятого. Он подтверждает, что исполнитель получил оплату от заказчика за проделанную работу.
В чеках указываются реквизиты, которые в полной мере позволяют идентифицировать оказанные услуги. На основании этого документа можно учитывать вознаграждение в расходах и доказать, что деньги получены самозанятым, а акт выполненных работ может выступать дополнительным документом, отражающим период или дату оказания услуги, для целей налогового учета расходов покупателя.
Если в чеке указаны реквизиты акта выполненных работ, считается, что такой документ в полной мере позволяет идентифицировать услуги, то есть требования закона можно считать выполненными.

8. Контролировать актуальное состояние чеков​

В мобильном приложении «Мой налог» есть функция аннулирования чеков. Некоторые исполнители злоупотребляют данной функцией, они могут аннулировать чеки для уклонения от уплаты налогов.
Всегда можно проверить актуальный статус чека по ID.

9. По возможности необходимо организовать удаленную работу самозанятого (вне места нахождения налогоплательщика)​

Если самозанятые инфраструктурно зависимы от заказчика (пользуются чужими ПК, работают в офисе и т.д.), то у налоговиков возникнут вопросы.

Для просмотра ссылки необходимо нажать Вход или Регистрация